分解题主的问题,相见恨晚说明这些技巧要够厉害;成倍提高效率,说明这些技巧要能批量操作;简单技巧,说明人人都能学会。
那我就从满足这三个原则,给你讲一些Excel的神技巧,如果你觉得不好,可以来怼我!坐好,开车!!
001 提升10倍效率的Excel转压缩包技巧
Excel文件确实可以通过压缩软件打包进压缩包中,但是把Excel自身变成压缩文件,多数人应该还没有听说过。
其实,Office三姐妹在2007(或以上版本)中采用的后缀分别是xlsx、docx、pptx。
这些格式相比旧版本都多了个X,它们本质上是一个压缩包,具体到Excel,构成Excel的所有源码文件都在这个压缩包中,因此通过将其后缀更改为.zip或.rar即可提取构成Excel的核心源码文件。
01 批量导出Excel中的图片
如果我们的Excel工作表中有很多图片,比如做的员工通讯录,里面含有每一个员工的头像照片,需要将他们批量导入了,一个一个另存为速度就太慢了。
将其转化为压缩包(修改Excel后缀名为zip即可),然后解压,你会赫然发现,所有图片已经静静地在那里等你。
Excel等信息存放在解压后的xl文件夹中的media文件夹里,如图是获取Excel中所有图片的步骤。
02 批量修改工作表名称
一个工作簿中存放了一整年的销售记录表,有一个汇总表以及1-12月的销售明细。现在想把工作表名称中“2008年”字样统一改为“2010年”,同样使用压缩文件的方式可以快速搞定。
①将Excel文件的扩展名修改为.zip
②双击zip压缩包→xl文件夹,找到workbook.xml文件,并将workbook.xml复制到桌面(注意不要解压压缩文件)。
③以记事本的方式打开桌面上的workbook.xml文件,单击菜单命令“编辑”→“替代”,在弹出的“替换”对话框中,“查找内容”文本框输入:2008年,“替换为”文本框输入:2010年,单击“全部替换“按钮,关闭”替换“对话框;
④保存文件,并将其粘贴回压缩文件夹中,会提示“此位置已包含同名文件”,点击复制与替换。
⑤将zip文件扩展名再改回原来的.xlsx,然后打开此Excel文件,发现所有的工作表名称都已经改变了。
只要你会了Excel转压缩包的技巧,还有很多批量操作等着你去发现。
002 批量操作神技要想成倍提高工作效率,你必须懂得批量操作,什么意思呢?就是说你要将原本一步一步的操作,变为一次操作做多个单元格、对象等。01 Ctrl+Enter批量输入相同的内容
将想要输入内容的单元格一起选中,然后在编辑栏中输入你想要的内容,最后,按下Ctrl+Enter来结束输入。
02 连续使用格式刷
格式刷大家都用过吧,但是你绝对不知道当你双击格式刷之后,会发生什么神奇的反应。双击之后,格式刷就会固定下来,可以进行多次复制、粘贴格式。可谓效率神器。
你说,这是不是:相见恨晚、成倍提高效率、简单的Excel技巧呢?
关注「精进Excel」,如果任意点开三篇,没有你想要的知识,算我耍流氓!
最近AI很火,我们只要平时多留心一下,很容易就能发现这个现象,不管是啥软件多多少都有向AI发展的趋势,作为普及率最高的数据分析软件,Excel当然也不能例外。从Excel2013版本开始,微软就给Excel新增一项特别简单,特别实用的基础功能:Excel快速填充。它就像智能机器人一样,揣摩你的意图,帮助你又快又好地干活。
一、快速填充都有什么特点?快速填充功能是非常简单,非常实用的。用鼠标点击两下(数据-快速填充)或者实用快捷键:CTRL+E就可以轻松地使用这个功能,如下图所示。
快速填充的位置
那么快速功能具体怎么来使用呢?如下图所示,我需要将中间列数据的部分相同位置的数据提取放在右侧的空白列中,该怎么快速地完成这个任务呢?
需求
显然,很多同学会想到分列,没错,分列能够完成这个任务,然而使用分列却不是最高效最简单的方法,我们来看看快速填充:
快速填充
什么?你肯定会给我说:速度太快,我没有看清楚!的确,实在是太快,我简单来说一下操作步骤:1、复制粘贴一两个提取的B列的内容到C列对应的单元格(做示范);2、按下Ctrl+E组合键即可轻松完成任务。
是不是觉得简单到爆了?!别急,我先来简单说一下快速填充的特点,然后我们继续举例:
1)快速填充很聪明,它做事总是“有学有样”,总是试图“揣测”操作者的意图;
2)要求快速填充旁边列的单元格必须有数据且具有一定的规律性;
3)使用快速填充功能前必须做好示例;
4)只能上下填充行,无法左右填充列;
二、1s搞定文本数据拆分虽然说分列是专门负责文本拆分的,但是它却远没有快速填充那么强大,做一个分列,至少5s,而快速填充,只需要1s。不服,请看下面的例子:
1s快速将单列文本拆分至多列
方法:在相关存放位置做好示例,然后依次在示例下方按下Ctrl+E组合键,更改部分不正确地结果,按回车即可完成了。
一键拆分至多列
1s从身份证号码中提取出生日期
针对这个问题,咱们之前的文章介绍了利用函数的方法来提取出生日期,需要写很长的公式,很多同学不懂公式的朋友可能看了有点懵,不过没关系,利用快速填充你可以做得更好,速度更快,请看下面的动画演示:
一键提取出生日期
在这个例子中,咱们为了保证提取日期的准确率,可以多做点示范,然后再按下CTRL+E 组合键,这样就不用后面的修改了。
三、1s将多列文本合并至一列这是分列绝对办不到的事情(分列只管拆,不管合),快速填充功能没有推出之前,我们往往都是使用文本链接符号“&”或者函数,写起来很麻烦,然而,利用快速填充只需要做好示例,一键即可搞定。操作技巧跟文本拆分一模一样:做好示例,然后再示例下方任意空白单元格按下Ctrl+E组合键即可。
一键合并文本
四、1s快速重新调整文本快速填充只会拆分文本和合并文本?不对,它远比你想象得要更强大,因为它是AI嘛。下面的需求稍微有点复杂了,但利用快速填充同样可以轻松搞定。
1s快速重组字符串
我们从网上复制粘贴数据往往带有链接或者其他不需要的文本,利用函数或者其他办法都不好处理,然而使用快速填充,同样一键快速搞定。
一键搞定
1s姓名信息重组
要完成这个需求,以往利用函数来做往往很麻烦,但是快速填充,依旧一键搞定。
同样一键搞定,非常方便
关于快速填充,我就简单分享到这里。大家如有更好的使用技巧,也可以随时与我分享。