Word文档中如何对表格数据进行排序

　　在编辑表格的文档中，经常要用到排序功能，Word提供较强的对表格进行处理的各种功能，包括表格的计算、排序、由表格中的数据生成各类图表等。以下是小编为您带来的关于Word表格数据排序，希望对您有所帮助。

　　Word表格数据排序

　　Word提供了列数据排序功能，但是不能对行单元格的数据进行横向排序。数据的排序有升序和降序两种，按类型分，一般可以分为按拼音和笔画排序两种，另外，还有一种是对表格中的【计算列】进行排序，此为特殊情况。

　　1.简单排序

　　Word可以方便地对选定的表格进行数据排序。方法是将插入光标定位到表格中欲排序的列上;单击如图1所示的【表格和边框】工具栏上的【升序】按钮

　　，可使光标所在列以升序排列;单击【数据库】工具栏上的【降序】按钮

　　，可使光标所在列以降序排列。

　　图1 表格和边框工具栏

　　对于简单排序，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序;如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。

　　2.复杂排序

　　复杂排序灵活多变，适用面广，实用性强;简单排序简单易行，但实用性差。如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，必须使用复杂排序。当只有一个索引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用复杂排序。

　　复杂排序操作步骤如下：

　　(1)将插入点置于要进行排序的表格中。

　　(2)单击【表格】菜单中的【排序】命令，出现如图2所示的【排序】对话框。

　　(3)在【主要关键字】下边的下拉列表框中选择第一个排序的域名。

　　(4)在【类型】列表框中，选定排序类型，如【笔画】、【拼音】、【数字】或【日期】。

　　(5)选择【升序】单选项，进行升序排序，选择【降序】单选项，进行降序排序。

　　(6)在【使用】下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域，默认为【段落数】。

　　(7)如果要用更多的列作为排序的依据，可以在【次要关键字】和【第三关键字】选项组中重复(3)至(6)的步骤。

　　(8)单击【选项】按钮，可以打开如图3所示的【排序选项】对话框。

　　在此对话框中：

　　【分隔符】选项组：可以选择使用排序记录中的域分隔符。但不能使用段落标记作为域分隔符，因为Word已将段落标记预留为记录分隔符。如果当前选择是Word 表格，则“分隔组中的域”选项不可用。

　　【排序选项】选项组：可以指定排序是否限制在所选列中以及是否区分大小写字母。当选中表格的中部分的列时，【仅对列排序】单选按钮有效，否则默认为对不整个表格进行排序。

　　【排序语言】：可以单击要在 Word 中应用其排序规则的语言，在这里可以选择港、澳、台和新加坡等地区语言进行排序。

　　图2 【排序】对话框图3 【排序选项】对话框

　　(7)单击【确定】按钮即可进行排序。

　　注意，如果是按【姓氏笔画】排序时，不是按【姓名笔画】的递增(或递减)排列。

　　3.表格中计算列的排序

　　如果按正常步骤进行计算列排序操作，先将插入点定位于【平均分】列或选中该列，再单击工具栏上的【降序】按钮，将得不到正确结果。但同样的操作应用于其他各列(非计算列)，排序结果正常。可见，对于表格的计算列进行排序，其操作较为特殊。

　　对于表格的计算列，要使用工具栏按钮对其进行正确的排序(升序或降序)，必须设置该列各单元格计算结果的格式(最好使用格式符号【0】)，并保证其设置的一致性。此外要保证该列中有一个空的单元格，如果没有的话，请在表格中插入一行，其位置不限。在排序前，将插入点定位于该列中或选中该列。如果要按升序排序，根据空单元格位置的不同情况，直接单击1次或2次【升序】按钮，可得到正确的结果(如果空单元格在标题行之后、该列所有数据之前，单击1次【升序】按钮即可;如果空单元格在标题行之前或该列数据的中间或最后面，则要单击2次【升序】按钮)。如果想直接单击【降序】按钮实现降序排序是行不通的，必须先单击1次或2次【升序】按钮(空单元格在标题行之前单击2次，否则单击1次)，再单击1次【降序】按钮，才能得到正确的降序排序结果。

　　另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作为排序依据(或称为关键字)，各列的排序方式可分别指定为升序或降序。其具体操作步骤如下：先选定表格中需要进行排序的数据清单，然后选择【表格】|【排序】命令，在打开的【排序】对话框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式，再根据选中的数据清单是否包含标题行分别选中【有标题行】或【无标题行】，最后单击【确定】按钮关闭对话框。在使用过程中可以发现，以上操作对非计算列有效，对计算列(如，【平均分】)无效。因此，为使【排序】命令能对表格中的计算列进行正确排序，只要设法将计算列转换为非计算列即可。

　　事实上，表格的计算是以在表格中插入【域】的形式实现的，计算公式为【域代码】，而计算结果则为【域结果】。通过选中计算列，选择【编辑】|【复制】命令，再选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，在打开的【选择性粘贴】对话框中选中【粘贴】|【无格式文本】，再单击【确定】按钮关闭对话框。此时，通过复制和选择性粘贴将平均分列由计算列转换为非计算列，可保留【域结果】(即计算结果)将【域】删除，从而使计算列成为非计算列。即可使用【排序】命令对其实现正确的排序处理。

　　最后再说明一点，在排序的表格中，如果含有合并单元格，不能使用【表格】工具栏上的排序按钮进行排序，但可通过【表格】|【排序】命令进行，只要事先选中需要进行排序的数据行即可。