如何用wps准确快速的录入 | WPS表格数据如何快速录入?

1.WPS表格数据如何快速录入?

一、减少对鼠标的依赖和无效击键次数

我们在wps表格中录入数据时可能做了很多“无用功”，但我们却没有注意到。录入数据时，一般选择横着录入或竖着录入。横着录入和竖着录入可以分别用键盘上的“Tab”键和“Enter”键切换到下一个单元格继续录入。

为什么说我们录入数据时做了很多“无用功”呢？以图1为例，当我们横着录入，F1单元格录入后要切换到A2单元格时用方向键就会需要击键很多次，用鼠标，手就要离开键盘。竖着录入同样有这样的问题。

图1

要加快录入，就要减少对鼠标的依赖和无效击键次数。下面介绍的方法可以有效得减少录入数据时对鼠标的依赖和无效击键次数。用鼠标选中需要录入数据的单元格，显示为反白的单元格为活动单元格，见图2:

图2

然后开始录入数据，活动单元格录好后，如果选择横着录入数据就一直按键盘上的“Tab”键切换到下一个单元格；如果选择竖着录入数据就一直按键盘上的回车键“Enter”来切换到下一个单元格。如果前面有录入错误的单元格，可以按键盘上的“Shift+Tab”键或“Shift+Enter”键返回，选择录入错误的单元格。

二、批量录入相同的数据和公式

用鼠标选中需要录入相同数据或公式的单元格，在编辑栏中输入数据或公式，然后按键盘上的“Ctrl+Enter”键即可。以录入相同公式为例，选中批量录入公式的单元格，然后在编辑栏中输入活动单元格所对应的公式，按下键盘上的“Ctrl+Enter”键。见图3、图4:

图3

图4

2.如何用WPS下拉菜单快速录入数据?

在使用WPS表格的过程中，经常需要录入大量的数据。

如果每个数据都通过键盘来输入，不仅浪费时间还浪费精力。利用WPS表格的数据有效性功能，可以快速、准确地输入数据。

例如教师希望按学生的考试成绩划分为四个等级：优秀、良好、合格、不合格，输入过程中会重复的输入这几个等级，如果把几个等级名称集合到一个下拉菜单中进行选择，那会大大简化操作，并节约时间。在WPS 表格中新增加了“数据有效性”功能，通过以下两种方法都可以实现这一需求：方法一：通过手动输入数据源的方式制做下拉菜单；方法二：通过引用数据区域的方式制做下拉菜单。

直接输入法步骤1：选择“等级”列中的所有单元格，选择“数据|有效性”菜单项，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，按“允许”右侧的下拉按钮，在列表中选择“序列”选项，如图 1所示：图1 数据有效性区域的选择步骤2：在“来源”方框中输入序列的各等级名称（如：优秀，良好，合格，不合格等），各等级之间以半角逗号进行分隔，选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框，如图 2所示。图2 有效性数据的输入步骤3：，最后单击“确定”按钮，回到工作表中，点击“等级”列的任何一个单元格，都会在右边显示一个下拉箭头，点击它就会出现下拉列菜单，如图3所示。

图3 下拉菜单的选择选择其中的一个选项，相应的等级名称就输入到单元格中了，显得非常方便，而且输入准确不易出错。当鼠标单击其它任一单元格时，这个单元格的下拉箭头就消失，不影响操作界面。

区域引用法步骤1：首先在$D$1:$D$4区域中分别输入优秀，良好，合格，不合格.如图 4所示：图4 下拉菜单数据的输入步骤2：选择“等级”列中的所有单元格，选择“数据|有效性”菜单项，在对话框的“设置”选项卡下，在“允许”列表中选择“序列”选项，点击“来源”编辑栏，使用鼠标选中序列区域D1:D4，回到“数据有效性”对话框。如图 5所示。

图5 下拉菜单数据源的选择步骤3：点击“确定”按钮保存设置。最终的下拉菜单效果如图6所示。

图6 下拉菜单数据的选择小结： 1、WPS表格新增的“数据|有效性”为用户提供了制作“下拉菜单”的功能，用户可以通过“直接输入法”和“区域引用法”来进行制作。 2、在“备选项”内容比较少的时候，通常使用“直接输入法”来创建下拉菜单。

通过该方法制作的下拉菜单，当单元格被复制到其他工作表中，仍然有效。 3、在“备选项”内容较多，或者内容经常变动的情况下，通常使用“区域引用法”来创建下拉菜单。

通过该方法制作的下拉菜单，当单元格复制到其他工作表时，必须使用“定义名称”的方法来重新设置。另外，如果用户使用“函数公式定义的名称”来制作下拉菜单，公式结果必须是单元格引用，否则无法正常使用。

适用范围：适用于WPS Office 2005(751)以上版本。

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